Secrétaire / assistant(e)

Organiser et traiter pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation d'informations administratives, de documents et de communications variées. Assurer le suivi de leurs relations internes / externes et celui des dossiers liés à la structure professionnelle

Autres appelations rencontrées

  • Secrétaire / assistant(e)

Compétences

  • Accueillir, renseigner, orienter des personnes / groupes / publics (salariés, clients, fournisseurs, prestataires, visiteurs...)
  • Conduire un entretien téléphonique
  • Rédiger, saisir et mettre en forme des documents (courrier, compte-rendu, procès-verbal, rapport...) en utilisant les outils / logiciels bureautiques dédiés
  • Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
  • Discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent étre communiquées en interne / externe
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
  • évaluer la pertinence / la véracité des données et / ou des informations
  • Travailler en équipe / en réseau
  • S'exprimer dans une langue étrangère
  • élaborer, adapter et optimiser le planning de rendez-vous et de déplacements d'un manager / responsable
  • Utiliser les outils bureautiques et logiciels dédiés

Activités

  • Classement et archivage des documents et des piéces relatives à l'activité
  • Accueil des personnes (patients, usagers, familles, fournisseurs etc.), physique et / ou téléphonique
  • Réalisation d'activités administratives : réservation de salles, de déplacements et d'hébergement, suivi de dépenses, de frais ou factures, de budget, gestion / stockage des commandes de matériels, organisation de réunions / visites / conférences / manif
  • Prise de notes (orales / écrites), saisie / mise en forme / rédaction de courriers et documents sur ordinateur
  • Rédaction / élaboration / mise en forme de dossiers spécifiques
  • Prise de rendez-vous / gestion des agendas / des plannings d'activité
  • Reproduction et diffusion de documents / dossiers / notes / informations variées...
  • Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine d'activité (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage...)
  • Recherche et mise à jour d'informations, de données, de tableaux dans son domaine d'activité

Connaissances

  • Techniques rédactionnelles
  • Bureautique
  • Langue(s) étrangère(s)
  • Techniques administratives et de secrétariat
  • Techniques relations interpersonnelles / de communication
  • Organisation et fonctionnement interne de la structure / de l'établissement
  • Techniques de classement et d'archivage
Aller plus loin
  • Comparaison métier

  • Passerelle métier

  • Profil de connaissances

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Secrétaire / assistant(e)

Activités

Secrétaire / assistant(e)

Classement et archivage des documents et des piéces relatives à l'activité

Accueil des personnes (patients, usagers, familles, fournisseurs etc.), physique et / ou téléphonique

Réalisation d'activités administratives : réservation de salles, de déplacements et d'hébergement, suivi de dépenses, de frais ou factures, de budget, gestion / stockage des commandes de matériels, organisation de réunions / visites / conférences / manif

Prise de notes (orales / écrites), saisie / mise en forme / rédaction de courriers et documents sur ordinateur

Rédaction / élaboration / mise en forme de dossiers spécifiques

Prise de rendez-vous / gestion des agendas / des plannings d'activité

Reproduction et diffusion de documents / dossiers / notes / informations variées...

Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine d'activité (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage...)

Recherche et mise à jour d'informations, de données, de tableaux dans son domaine d'activité

Connaissances

Secrétaire / assistant(e)

Techniques rédactionnelles

3

Bureautique

2

Langue(s) étrangère(s)

3

Techniques administratives et de secrétariat

2

Techniques relations interpersonnelles / de communication

2

Organisation et fonctionnement interne de la structure / de l'établissement

3

Techniques de classement et d'archivage

2

Compétences

Secrétaire / assistant(e)

Accueillir, renseigner, orienter des personnes / groupes / publics (salariés, clients, fournisseurs, prestataires, visiteurs...)

Conduire un entretien téléphonique

Rédiger, saisir et mettre en forme des documents (courrier, compte-rendu, procès-verbal, rapport...) en utilisant les outils / logiciels bureautiques dédiés

Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

Discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent étre communiquées en interne / externe

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes

évaluer la pertinence / la véracité des données et / ou des informations

Travailler en équipe / en réseau

S'exprimer dans une langue étrangère

élaborer, adapter et optimiser le planning de rendez-vous et de déplacements d'un manager / responsable

Utiliser les outils bureautiques et logiciels dédiés

En construction

Le 1 est le degré de connaissance basique et le 4 est le degré de connaissance optimal.